اداره حرفهای یک انبار اجارهای بدون هماهنگی نزدیک بین مدیریت زیرساخت فنی و مدیریت قرارداد امکانپذیر نیست. درواقع یک فرآیند دقیق عملیاتی نیاز است که به دقت طراحی شده و تمامی جزئیات و عملکردهای اصلی سازوکار را پوشش دهد. تنها از طریق فرآیندهای استاندارد است که دارایی مشاغل محافظت شده و یک مبنای قانونی حیاتی، برای حل اختلافات و مشکلات احتمالی بین شما و مالک (انباردار) در نظر گرفته میشود. در زیر فرآیندهای دقیق عملیاتی انبارداری را مرور خواهیم کرد که برای بهینهسازی عملکرد و تضمین ایمنی داراییهای تجاری جایگاه کالاهای بازرگانی طرحریزی شده است و به شما در مسیر مدیریت انبار اجاره ای کمک شایانی کرد.
تحویل انبار اجارهای و بازرسی وضعیت آن
تحویل و بررسی موقعیت و وضعیت انبار اجارهای به عنوان اولین گام برای شروع مدیریت حرفهای و بهخصوص جلوگیری از بروز اشتباهات رایج اجاره انبار شناخته میشود. به مانند هر شروع دیگری، فرآیند تحویل انبار نیز باید با رعایت دقیق الزامات مهم ازجمله اقدامات زیر صورت گیرد.
- بازرسی فنی انبار: اندازهگیری مساحت واقعی (بررسی فاصله دیوارها و ستونها تا مرکز فضا)، ارزیابی سطح برای هموار بودن و صاف بودن آن، بازرسی ظرفیت تحمل بار (که معمولاً 3 تا 5 تن در متر مربع برای انبارهای استاندارد درنظر گرفته میشود)
- سیستم محوطهسازی: بررسی سقف برای جلوگیری از نشتی و تحمل شرایط جوی نامساعد، دیوارهای کناری و سیستم زهکشی آب باران برای جلوگیری از نفوذ رطوبت و جریان آب
- مستندات قانونی: تهیه گزارش هنگام تحویل انبار اجاره ای به همراه عکس یا فیلمهای ویدیویی واضح. (این کار به شما کمک میکند تا ترکها و آسیبهای موجود در دیوارها و سایر نقاط محل را مشخص کنید)
ارزیابی ایمنی زیرساختها و پیشگیری از آتشسوزی و حوادث غیرمترقبه
زیرساختها “ستون فقرات” هر فضای ذخیرهسازی بهشمار میروند (خواه انبار اجارهای باشد یا شخصی). بنابراین اگر نیاز به اجاره انبار دارید، برای مدیریت حرفهای آنها باید بر دو عامل کلیدی تمرکز کنید: عملکرد و ایمنی قانونی.
- ارزیابی زیرساختها و میزان تحمل آنها: اطمینان حاصل کنید که کف انبار تحت فشار لیفتراکها، پالتهای سنگین و قفسههای بلند، صدمه ندیده، نشست نمیکند یا ترک نمیخورد.
- استانداردهای حریق: استانداردها و گواهینامههای جلوگیری از حریق، یک عامل حیاتی محسوب میشوند. نهتنها انبارهای اجارهای، بلکه هر محیط کاری ملزم به داشتن گواهی ارزیابی احتمال آتشسوزی و جلوگیری از حریق است.
- تضمین عملکرد تجهیزات: ارزیابی دورهای کپسولهای آتشنشانی، نازلها، سیستمهای اعلام حریق خودکار و پمپهای آتشنشانی برای تضمین عملکرد تجهیزات، ضروری است.
- بررسی مسیرهای امن یا فرار: اطمینان حاصل کنید که چراغهای اضطراری (برای خروج اضطراری) همواره کار میکنند و مسیرهای امن (فرار) عاری از هرگونه مانع هستند.
کنترل وضعیت دسترسی و امنیت کلی
برای مدیریت حرفهای انبار اجاره ای بهتر است سیستم امنیتی محیط، براساس مدل استاندارد کنترل «ورود ممنوع، خروج ممنوع» پیریزی شده و خدمات انبارداری طبق مقررات مشخصی ارائه شوند. بدین منظور توجه به نکات زیر ضروری است:
- هماهنگی ترافیک: زمان ورود و خروج وسایل نقلیه، بهویژه در محوطه ورود کانتینر، به دقت بررسی و تنظیم شده تا از ازدحام و شلوغی جلوگیری شود.
- فناوریهای امنیتی و نظارتی: سیستمهای دوربین مداربسته 24 ساعته در همه نقاط، ازجمله نقاط کور و مناطق ورودی اصلی تعبیه شده و بهصورت یکپارچه با نرمافزارهای کنترل و مدیریت وسیله نقلیه (پلاک خودرو، بار مفید) ادغام شود.
پرسنل امنیتی: از تیم امنیتی 24 ساعته برای ثبت دقیق ورود یا خروج و همچنین برای بازیابی دادهها (در صورت لزوم) استفاده شود.
برنامههای نگهداری منظم و تعمیرات انبار اجارهای
گزارشها نشان میدهند که پیروی از برنامههای نگهداری پیشگیرانه به کاهش 20 تا 30 درصدی هزینههای تعمیرات اضطراری کمک کرده و از ایجاد وقفه در کسب و کار جلوگیری میکند. ازاینرو توصیه میشود که یک برنامه دقیق و عملی را دنبال کرده و سیستمهای نظارتی، دستگاهها، تجهیزات، دیوارها، سقف و ناودان و غیره به طور منظم و قبل از فصل بارندگی (جهت جلوگیری از نشت آب و محافظت از کالاهای داخلی) بررسی کنید.
همچنین سیستم روشنایی و نیروگاهها یا باتریها هر 6 ماه یکبار بازنگری شوند تا از اتصالی برق یا حوادثی چون آتشسوزی جلوگیری شود. برای تشخیص زودهنگام نشستی، کف انبار سالانه بازبینی شود و سیستمهای فاضلاب نیز طبق مقررات و استانداردهای زیستمحیطی انبارداری مورد ارزیابی قرار گیرند.
هزینههای مدیریت قرارداد و نگهداری فضای مشترک
گاهی اوقات انبار اجاره ای به غیر از مبلغ ثبت شده در قرارداد، شامل هزینههای جانبی همچون هزینه نگهداری فضای مشترک است (بهخصوص در مناطق بزرگ و پرجمعیت مانند اجاره انبار تهران و سایر کلانشهرها). از این دست میتوان به هزینههای رایج مدیریت تاسیسات و هزینههای انرژی و سایر خدماتی که در بیشتر فرایندهای لجستیک دیده میشود، اشاره کرد و لازم است به آنها توجه ویژهای داشته باشید.
- شفافیت هزینه: هزینههای جانبی ممکن است شامل هزینه امنیت مشترک، نظافت بیرونی، روشنایی عمومی و نگهداری زیرساختهای مشترک باشد. بنابراین برای جلوگیری از بروز اختلافات در آینده، بهتر است درخواست جزئیات دقیق هزینههای پنهان را داشته باشید.
- مستندات و بندهای قانونی: حتیالمقدور نرخ افزایش سالانه اجاره انبار (که در حالت معمول بین 5 تا 10 درصد است) و شرایط تمدید قرارداد یا فسخ زودهنگام به طور واضح تعریف شود تا محافظت کاملی از جریان نقدی کسبوکار به عمل آید.
نتیجه: اداره حرفهای انبار اجارهای
اگر میخواهید انبار اجاره ای خود را به درستترین شکل ممکن مدیریت کنید و از بروز اشتباهات و اختلافات ممکن جلوگیری کنید، از همان ابتدای کار باید به صورت حرفهای تمامی جوانب و الزامات را مدنظر قرار دهید. از هنگام تحویل انبار لازم است که بازرسی فنی محیط و بررسی مستندات و ارزیابی زیرساختها بهطورکامل انجام شود و استانداردهای حریق، فناوریهای امنیتی و تجهیزات ایمنی مورد بررسی دقیق قرار بگیرند. بهیاد داشته باشید که برای اطمینان میتوانید پیش از هر اقدامی، با مشاوران ما در انبار وحید (آسمان من) تماس گرفته و از آنها درخصوص مدیریت انبار اجارهای راهنمایی بخواهید.